2012 版党政机关公文格式国家标准是按照 GB/T 1. 1- 2009 给出的规则起草的。根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对 GB/T 9704- 1999《国家行政机关公文格式》进行修订。2012 版党政机关公文格式国家标准相对 GB/T 9704-1999 主要作如下修订:

(1) 标准名称改为《党政机关公文格式》,标准英文名称也作相应修改;

(2) 适用范围扩展到各级党政机关制发的公文;

(3) 对标准结构进行适当调整;

(4) 对公文装订要求进行适当调整;

(5) 增加发文机关署名和页码两个公文格式要素,删除主题词格式要素,并对公文格式各要素的编排进行较大调整;

(6) 进一步细化特定格式公文的编排要求;

(7) 新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)格式首页版式等式样。

一、范围

2012 版党政机关公文格式国家标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。

2012 版党政机关公文格式国家标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文,其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照 2012 版党政机关公文格式国家标准执行,其余可以参照 2012 版党政机关公文格式国家标准并按照有关规定执行。

2012 版党政机关公文格式国家标准的范围规定主要给出了以下几个方面的信息:

(1) 2012 版党政机关公文格式国家标准的规定主要解决了三个方面问题:①公文格式各要素在形成公文过程中如何编排,它的字体、字号、版面大小等都是什么;②公文印制时需要按照规定使用的纸张的具体要求有哪些,它的技术指标都包括哪些内容;③公文拟制成文之后,如何进行印刷装订以保证公文的庄重性与完整性。解决好这三方面的问题才能够使得公文更加标准化、规范化。

(2) 2012 版党政机关公文格式国家标准规定的适用范围具体是指:适用于各级中国共产党机关和国家行政机关(简称“党政机关”制发的公文。其他机关,如人大、政协、人民法院、人民检察院、社会团体、军队系统和企事业单位等,这些单位可以参照该标准执行。对于全国人大、中国人民解放军、最高人民法院、最高人民检察院等各系统,它们都曾经颁布过各自的公文处理办法和公文格式方面的技术要求,所以这些机关在系统内部制发自己的公文时,首先应遵循本系统的规定,然后才参照 2012 版党政机关公文格式国家标准,但向党政机关行文时应遵循 2012 版党政机关公文格式国家标准的相关规定拟制公文。而对于企事业单位尤其是公司制企业拟制公文时,在参照 2012 版党政机关公文格式国家标准时可采取更加灵活的方式来进行。

(3) 2012 版党政机关公文格式国家标准规定的使用范围的特定情况处理方法:由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字都存在一些不同,除了用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照 2012 版党政机关公文格式国家标准执行外,在字体、字号、版面行数、字数安排和公文格式各要素编排等方面可以参照 2012 版党政机关公文格式国家标准另行规定。这样的规定,体现了2012 版党政机关公文格式国家标准“统一规范、普遍指导、尊重个性”的指导思想,而不是一概而论的规定。

二、规范性引用文件

下列文件对于 2012 版党政机关公文格式国家标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于 2012 版党政机关公文格式国家标准。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于 2012 版党政机关公文格式国家标准。
GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
GB 3100 国际单位制及其应用
GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则
GB 3102(所有部分)量和单位
GB/T 15834 标点符号用法
GB/T 15835 出版物上数字用法

GB/T148《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》主要规定了某些类别的书写纸、静电复印纸及印刷品切边后的尺寸;GB 3100《国际单位制及其应用》主要是列出了国际单位制的构成体系,规定了可以与国际单位制并用的单位以及计量单位的使用规则;GB3101《有关量、单位和符号的一般原则》规定了各科学技术领域使用的量、单位和符号的一般原则,包括物理量、方程式、量和单位、一贯单位制,特别是国际单位制的原则说明;GB 3102(所有部分)《量和单位》主要规定了空间和时间、周期、力学、热学、电学和磁学等专业领域的量和单位;GB/T 15834《标点符号用法》主要规定了标点符号的名称、形式和用法;GB/T 15835《出版物上数字用法》主要规定了出版物在涉及数字时使用汉字和阿拉伯数字的体例。

2012 版党政机关公文格式国家标准中提到的这些规范性引用文件都未标注发布年代号,这也就是说一旦这些引用的标准被再次修订,则要求公文处理工作者要使用修订后的最新标准来拟制公文,公文处理工作者要时刻关注着相关标准的变动,以便达到标准上的统一、规范,进而正确拟制公文。但是要强调一点的是,如果是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于 2012 版党政机关公文格式国家标准。

三、术语和定义

1.字

字 word

标示公文中横向距离的长度单位。在 2012 版党政机关公文格式国家标准中,一字指一个汉字宽度的距离。

在公文中,文字与文字之间应该是几号字的宽度,取决于公文的相应要素应当使用的字号,一般而言,标题所使用的字号是 2 号小标宋体字,正文所使用的字号是 3 号仿宋体字,版记所使用的字号是 4 号仿宋体字。因此,字宽的具体要求如下:在标题中,一个字宽是指 2 号小标宋体字的字宽;在正文中,一个字宽就是指 3 号仿宋体字的字宽;在版记中,是指 4 号仿宋体字的字宽。与此对应,在正文编排中的“左空二字”的要求,就是在左边空出两个 3 号仿宋体字字宽的距离。在版记编排中的“右空一字”的要求,就是在右边空出一个 4 号仿宋体字字宽的距离。

2.行

行 line

标示公文中纵向距离的长度单位。在 2012 版党政机关公文格式国家标准中,一行指一个汉字的高度加 3 号汉字高度的7/8的距离。

对于行的具体要求,举例来说,如 2012 版党政机关公文格式国家标准中指出,“附件说明”位于正文“下空一行”的规定,是指正文的最后一行和“附件说明”这一行之间空一个 3号汉字字高加上3号汉字字高的7/8所占的纵向高度的距离。

在日常公文工作中,公文格式各要素的正确编排是公文格式的核心。2012 版党政机关公文格式国家标准对“字”和“行”的定义主要是为了界定公文版心内的坐标,版心即上、下、左、右白边以内的区域,也就是能编排文字、图表等内容的区域,“字”就相当于是公文的横坐标,而“行”就相当于是公文的纵坐标,然后通过已经确定好的坐标对各要素进行准确的定位,最终形成规范而标准的公文。

四、公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为 60 g/m’~80 g/m*的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80%~90%,横向耐折度》15 次,不透明度》85%,pH 值为 7.5~9.5。

公文用纸定量为 60 g/m2 ~80 g/m?的胶版印刷纸或复印纸,主要是考虑了公文用纸的经济性。同时,如果用纸定量低 于60g/m’,会给人造成轻浮的感觉,与公文应有的庄重性和严肃性不符合;如果用纸定量高于 80 g/m’,过于奢华,会造成不必要的浪费,与我们坚持的节约型社会原则不符。公文用纸的选择应该根据单位的经济条件等具体情况来定,用纸定量在 60 g/m’~80 g/m之间即可。

纸张白度是指表征纸张色白的程度,白度值越大,则白色程度越大。公文用纸的白度不宜过高,否则反射光线强,尤其

是对晚间工作的同志,对阅读者的视觉神经刺激过强,时间长了会很不舒服,容易引起其视觉疲劳。如果纸张白度过低,纸张看上去会比较黑,又会显得很不庄重。所以,根据日常的工作实践总结经验,公文用纸的白度选取在 80%~90%。

耐折度是指在标准张力条件下进行试验,试样断裂时的双折叠次数的对数,造纸行业习惯以双折叠次数来表示耐折度。公文一般都需要流转传阅很多次,如果公文用纸过脆,会造成在公文的传阅过程中发生断裂,使公文不能完整地保存,最终影响公文的贯彻落实,影响公文效力的发挥。所以横向耐折度》15 次的要求是为了保证公文用纸的纸张不会太脆,保证一定的柔韧性,以保证在公文的传递过程中保持完好。

由于公文要求双面印刷,如果纸张的透明度过高,在正反两面所印的文字会相互影响,看上去文字会很花很乱,影响公文的阅读。所以根据实践经验,规定公文用纸的不透明度》85%。而 pH 值为 7.5~9.5 是根据相关标准,存档时间在 200 年以上的一半耐久纸,其用纸的 pH 值应该为 7.5~9.5,所以公文作为档案材料管理,也需要以这样的标准来要求。

之所以要在标准中规定党政机关公文用纸的主要技术指标,是因为党政机关公文不同于普通公文的特殊性决定了其用纸的特殊要求:

(1) 要体现党政机关公文在政治上的权威性和政策性,公文用纸既要庄重,又要美观大方。

(2) 要体现用纸的普遍适用性。无论是中央国家机关还是基层政府单位,都能够普遍接受,同时要能够方便购买和使用。

(3) 要考虑到公文处理工作过程中的印制、阅示、传阅等流程对公文用纸的特殊要求。

(4) 要特别兼顾公文作为档案长期保存的要求,要注意用纸的长期保存性。

(5) 要考虑公文纸张的经济实用性。每年党政机关公文处理工作需要用掉大量的纸张,应考虑节约、不浪费的原则,用纸要朴实而不奢华。为了满足上述的要求,所以要对公文用纸的技术指标作出相应的规定。

2012 版党政机关公文格式国家标准公文用纸的技术指标,是在充分调查研究、反复测试的实践基础上提出来的,是符合党政机关公文用纸的特殊要求的。

五、公文用纸幅面尺寸及版面要求

1. 幅面尺寸

公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm X297 mm。

为了保证我国党政机关公文用纸纸型的一致性,2012 版党政机关公文格式国家标准中,将党的机关和行政机关公文用纸的幅面尺寸统一规定为 A4 型纸,实现了公文用纸的统一,加强了各机关公文的规范性管理。党政机关公文用纸统一使用 A4 型纸的这项规定,主要是基于以下三方面的考虑:

(1) 采用 A4 型纸已成为国际范围公文用纸的共识。A4 型纸是国际标准的纸型,并已经得到了广泛的应用,目前无论是各国还是各国际组织的公文用纸大多采用的是 A4 型纸,而,且任何国际会议都无一例外地采用 A4 型纸作为会议文件用纸。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等默认纸型也都是 A4 型纸。

(2) 我国目前已具备了采用国际标准 A4 型公文用纸的条件。随着 A4 型纸张的普及,国内各单位已经开始逐渐将 A4 型纸作为公文用纸和书写用纸,同时市场上的各种办公自动化设

备、印刷设备等都能满足对 A4 型纸的处理要求,为公文用纸全面采用国际标准 A4 型纸奠定了基础条件。

(3) 采用 16 开纸型印制的公文能够承载的有效信息量小,并且 16 开纸本身无统一的规格,因此导致出现有 260 mm X 185 mm 的 16 开、264 mmX 187 mm 的 16 开、265 mmX 185 mm 的 16 开,还有 B5 型纸与 16 开型纸混用的。纸型规格的不统一,最终会导致很多文件的前后页大小可能出现不一样的情况,这样自然就会使公文质量受到影响,显得公文很不严肃,很不规范,影响公文的权威性。

2.版面

(1) 页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为 37mm 士 1 mm,公文用纸订口(左白边)为 28mm 士 1 mm,版心尺寸为 156 mmX225 mm。

根据 2012 版党政机关公文格式国家标准中规定的 A4 型纸的成品幅面尺寸为 210 mmX 297 mm,以及对于页边和版心尺寸的规定,可以推断,公文用纸的右白边(右边距)为 26 mm 士 1 mm,公文用纸的下白边(下边距)为 35 mm 士 1 mm。

根据 2012 版党政机关公文格式国家标准的页面设置可以看出,公文的版心位于 A4 型纸的略偏右偏下部分。采用这种布局可以达到以下三方面目的:①从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉稳的感觉,符合公文的庄重性要求;②天头留下足够的空间,有利于公文处理工作;③从水平方向看,订口略大于切口,能保证公文装订后,公文的正文能够做到正好水平居中,便于阅读。

A4 纸型、天头、订口和版心尺寸见下图:

(2) 字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

公文格式各要素一般采用 3 号仿宋体字,但也有特定情况,如密级和保密期限、紧急程度应该使用 3 号黑体字,标题采用 2 号小标宋体字,签发人姓名使用 3 号楷体字,版记中的要素使用 4 号仿宋体字。通过区别使用字体和字号,可以使得相关要素更容易被识别和区分开来,从而可以突出相关要素的作用。

(3) 行数和字数

一般每面排 22 行,每行排 28 个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

在确定了版心尺寸、字体、字号以及行距后,公文每页排多少行,每行排多少字就基本可以确定。2012 版党政机关公文格式国家标准所定义的每面 22 行和每行 28 个字可以通过计算得出。3 号仿宋体字的宽度约为 5.54 mm, 28 个字的总宽度为 155.12 mm,取整后等于版心的宽度(156 mm)。3 号字字高约为 5.54 mm, 因此一行(3号字字高+3号字字高的7/8)就约等于 10. 39 mm。由于版心高度为 225 mm,两者相除,正好能排 22 行。

撑满版心是指公文第一行字顶格编排在版心左上角,公文最后一行字必须沉底到版心下边缘,因此确切地讲,每面公文应该是由 22 行 3 号仿宋体字加 21 个行距组成的。当然,在特定的情况下可以作适当的调整。

(4) 文字颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

六、印制装订要求

公文的印制和装订反映公文的整体质量,同时对公文的庄重性、权威性和政策性也有很大的影响,印制装订要表现出公文的这些特点。

1.制版要求

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过 1 mm。

2012 版党政机关公文格式国家标准给出制版要求,是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有可遵循的操作规定,以保证公文印制的质量,减少不合格公文的出现,提高公文的质量。所以,要求公文制版要做到版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过 1 mm。

2.印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不超过 2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标 BL100%,红色油墨应当达到色谱所标 Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

2012 版党政机关公文格式国家标准对印刷要求的规定,是要保证不同机关印制出来的公文能够基本保持一致,实现规范化管理。公文要进行双面印刷,页码套正是指同一页纸的两面标注的页码应该以页码中心点居中对齐,即使出现错位,误差也不能超过 2 mm。同时,标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标,只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文,就可以基本保证公文颜色相对一致。

3.装订要求

公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过 4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差士 2 mm,四角成 90″,无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当:

a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70 mm 处,允许误差士 4 mm;

b)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;

c)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为 3 mm~5 mm。

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

2012 版党政机关公文格式国家标准对装订要求的规定是为了保证公文在装订过程中的质量控制,因为公文具有特殊作用,作为档案材料需要保证公文的长期保存,如果出现公文掉页现象,会直接影响到公文的完整性与庄重性,同时造成公文不能顺利贯彻落实。该规定是对形成公文的最后一道工序严格把关,以保证公文的整体质量。

七、公文格式各要素编排规则

1. 公文格式各要素的划分

2012 版党政机关公文格式国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以_ 上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

在 99 版国家标准规定中多次出现正线、反线、文武线和武文线的提法,但由于对所谓正线、反线等说法并没有明确的

进行界定,在实践操作过程中,公文制作人员对此表示困惑,不知道多粗的线算正线,多粗的线算反线,只能凭借自己的主观感觉进行制作。为了避免歧义,简化操作,2012 版党政机关公文格式国家标准去掉了正线、反线、文武线和武文线的相关概念,首次提出了红色分隔线的概念,统一使用分隔线的概念,并对分隔线的高度(即线的粗细)给出了推荐值,统一了理解和操作,这样更便于公文制作人员的操作。

版头、主体、版记的内容如下图:

2.版头

版头包括置于公文首页红色分隔线(宽度同版心,即 156

mm)以上的各要素,主要有份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

(1) 份号

如需标注份号,一般用 6 位 3 号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

《条例》规定,份号是指公文印制份数的顺序号。但并不是所有的公文都需要编制份号,在公文处理工作中标有秘密、机密、绝密的涉密公文必须标注份号,其他不带密级的公文根据情况可标可不标。如果发文机关认为有必要标注,可以对不涉密的公文标注份号。

公文如需标注份号,份号一般用 6 位 3 号黑体阿拉伯数字,实际应用时推荐采用 3–6 位,编虚位补齐,顶格编排在版心左上角第一行。即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001’“000001”,不应编为“1”或“01”。关于份号的字体未作统一规定,各机关单位可以根据自身印刷设备功能情况,自行掌握份号的位数和字体。

对公文标注份号有利于加强日常工作中公文处理的管理和使用,便于掌握公文的分发去向,进而有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁等工作的处理,提高公文管理的效率。

(2) 密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,一般用 3 号黑体字,;顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

密级是公文保密程度的标志,涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”字样以及保密期限。公文制发机关应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和相关规定确定公文的密级和保密期限。

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》,“绝密”是最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。保密期限是对公文密级时效的规定。

一般密级和保密期限之间可用“★”符号分隔,如“秘密 ★1 年”“绝密★10 年”,这种标记下,“绝密”“机密”“秘密”

两字之间不能存有空格,保密期限中阿拉伯数字和“年”字之间也不能留有空格。如果公文只标记密级不标记保密期限,“绝密”“机密”“秘密”两字之间要空 1 字。标注了密级未标注保密期限的公文,按照《国家秘密保密期限规定》执行:凡未标注保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项 30 年、机密级事项 20 年、秘密级事项 10 年认定,或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其。上级机关央定’ 的规定执行。

需要强调的是,与 99 版国家标准相比,密级和保密期限的编排位置发生了变化,公文版心从原来的右上角移到了左上角,编排位置变化的主要原因是:

①为了统一。原来党的公文和行政机关公文的密级位置不同,2012 版党政机关公文格式国家标准修订将其统一移至左上角。

②为公文处理留出更多空间。密级在右。上角的情况下,领导的批示内容容易与密级和保密期限相互遮盖,造成不易辨识。密级移到左上角后,右边从发文机关标志到天头的大片区域都是空白的,这样更加方便公文处理工作。

③密级和保密期限一定编排在版心左上角第二行,不能编排到版心左上角第一行,因为《条例》规定“涉密公文应当标注份号”,这意味着标注密级同时必须标注份号,份号编排在第一行,那么密级和保密期限一定是编排在第二行。

注:在密级和保密期限标注。上避免出现以下问题: (1) 在确定密级和保密期限上出现过紧或过松。过紧是指:不该定密的定密,该定低密级的却定高密级;保密期限应该定较短的却定得较长,有的甚至直接按最长保密期限来设定。过松是指:该定密级的不定密,该定高密级的却定了低密级;保密期限该定长的却定得较短。这两种情况的出现都不利于公文工作的开展。(2) 密级的标注格式不规范。有的保密期限中的数字使用汉字标注,未标记保密期限的公文密级标注中的“绝密”“机密”“秘密”两字之间没有空 1 字,不符合公文格式标准要求。

(3) 紧急程度

如需标注紧急程度,一般用 3 号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

紧急程度是对公文送达和办理的时限要求,以保证紧急公文的及时处理和传递。根据公文的紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急’“加急”“平急”,具体编排的位置按有关格式的规定进行标注。

2012 版党政机关公文格式国家标准中规定紧急程度采用 3 号黑体字,顶格编排在版心左上角。具体排在第几行,分下面三种情况进行处理:

①如果只有份号,没有密级和保密期限,紧急程度就编排在版心左上角第二行;

②如果有份号、密级和保密期限,紧急程度就编排在版心左上角第三行,三个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排;

③如果既没有份号,又没有密级和保密期限,紧急程度则编排在版心左上角第一行。

需要强调的是,与 99 版国家标准相比,2012 版党政机关公文格式国家标准中紧急程度的位置也从版心右上角移到了左上角,理由同密级作出移动是一样的,主要是为了在右侧留出空白区域以便于公文处理。如果同时标注密级和保密期限、紧急程度,表示紧急程度的两个汉字之间不空格,即应标注为“特急”;如果只标注密级或紧急程度,不同时标注保密期限,表示紧急程度的两个汉字之间应空 1 字,即应标为“特急”。

注:公文紧急程度标注避免出现以下问题: (1) 本身不急的公文标注了紧急程度,应该标注紧急程度的公文未标注紧急程度。(2) 标注位置随意性大,有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。(3) 纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度,或将“加急”件标注为“紧急”“急”等。(4) 标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。(5) 紧急程度标注格式不规范不统一,只标注密级或紧急程度,没有同时标注保密期限的公文,标注紧急程度的两个汉字之间没有空 1 字。

(4) 发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为

35 mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文机关标志即人们通常所说的“红头”,是公文版头部分的核心部分,使用套红大字居中印在公文首页上半部分。在原《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中,发文机关标志分别被称为“版头”和“发文机关标识”,2012 版党政机关公文格式国家标准中统一称为“发文机关标志”。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定,也有由本机关自定的,但一定明文通知其他单位,让其他人能看懂,不产生歧义。以前党的机关常用的在发文机关全称或规范化简称后面加文种“(XX)”的形式,已经取消,主要是考虑到党政机关公文发文机关标志的规范和统一的管理。

与 99 版国家标准相比,发文机关标志的位置发生了变化,发文机关标志的,上边缘至版心上边缘的距离统一为 35 mm。上行文不再留 80 mm 的空白区域,发文机关标志上边缘至版心上边缘也是 35 mm。也就是说,平下行文、上行文的发文机关标志的位置已经完全统一,距离版心上边缘都是 35 mm。35 mm 就是 3 行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。

2012 版党政机关公文格式国家标准推荐发文机关标志使用小标宋体字,主要是因为小标宋体字显得庄重,其他字体如楷体、隶书等都带有某些书法艺术的成分,不适宜标识党政机关,会显得不够严肃。关于发文机关标志的字号,在 99 版国家标准中,由于“国务院文件”五个字是 22 mmX 15 mm(高 X 宽),所以以此为高限。2012 版党政机关公文格式国家标准没有规定具体数值,但应以不大于上级机关为原则自行酌定。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要尽量拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距,总体上要小于版心的宽度,做到醒目、规范、美观、庄重。

发文机关标志位置统一后,各级党政机关在设计和印制空白的红头时,不需要像以前那样设计和印制两种不同留白格式的红头纸。发文机关标志主要有两种形式:一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字;二是发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,可并用联合发文机关名称,如需同时标注联署发文机关名称,一般主办机关排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;也可单独用主办机关名称。民族自治地方的公文,其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷,少数民族的文字排在汉字的上方。

注:发文机关标志标注避免出现以下问题: (1) 发文机关标志不规范,出现发文机关的字体、字号大小不规范。(2) 发文机关标志与发文机关署名或印章出现不一致,如用“XX 部”的发文机关标志,发文机关署名或印章却是“XX 部 XX 局”或“XX 部办公厅(室)”等。(3) 基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。

(5) 发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即 1 不编为 01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文字号是党政机关制发公文文件的编号,发文字号是公文的“身份标志”,在文件登记、查询、引用、归档、管理等处理环节都有非常重要的作用。公文标注发文字号,使用者可以看出该公文出自什么单位,也可以知道其形成的时间及顺序,便于公文的管理和统计,并可有效地利用发文字号进行查询、检索,同时方便公文之间的引用,有利于提高公文处理工作的效率。

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成,如“国发〔 2012〕 12 号”,“国”是国务院机关代字,“〔 〕”代表年份,“12”是文件的发文顺序号。发文字号采用 3 号仿宋体字,编排在发文机关标志下空二行位置。如果是平行文、下行文,居中排布;如果是上行文,则居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

发文机关代字一般是由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等字组成。规范化缩写要能够代表发文机关的特征,如中共中央的代字为“中”,国务院的代字为“国”,国家质检总局用“国质检”等。在编写发文机关代字时,要力求做到明确、简洁、规范,且不产生歧义和冲突,如一个地方的政府、政协和政法委在发文机关代

字上都缩写成“政”的话,就可能会出现不同文件同一个发文字号的重复现象,这样会给工作进展带来很大的影响。

年份要用四位年代号,不应该简化书写,如“09”“13”等这样的标注都是错误的形式。年份用六角括号“〔 〕”括起,如〔 2013〕。注意公文中的六角括号不是数学公式的中括号,也不是圆括号。

发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号。所谓统-流水号,一般建议以不同发文形式分别进行统一编号,如市委、市委办文件是按机关代字分别编流水号,这样利于查询、管理等处理。发文顺序号不编虚位(即 1 不编为 001),不加“第”字。应按“1、2、3、。…. 号”的顺序排列,而不应按“01 号、02 号”或“第 01 号、第 02 号”排列。

多个机关联合行文时,只标注主办机关发文字号即可。

注:发文字号标注避免出现以下问题: (1) 发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长,多的达八九个字;有的机关对外发文时,发文字号党政不分,行政机关下发的公文却编党的机关发文字号,如以 XX 市国土资源行政机关名义下发的行政公文,却标“国土党发”等。(2) 发文字号标注不规范,年份的标注不正确;按规范年份应放在六角括号里的,却使用中括号、圆括号、方头括号等;发文顺序号编了虚位,如“01”前面加“第”字等。(3) 发文字号的标注位置错误,有的直接与红色分隔线重叠;联合上报的公文有时与红色分隔线相隔很远;有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格编排等。

(6) 签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字,签发人姓名用 3 号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

根据《条例》规定,上行文应当标注签发人姓名,体现机关负责人应当对所签发的公文负责。日常应用中,只有上行文才会出现签发人。上行文一般都要由主要负责人签发,所以上行文中的签发人指发文机关的主要负责人,主要负责人指各级机关的正职或主持工作的负责人。公文中标注签发人姓名,主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时,让上级机关了解下级机关谁对上报的事项负责。标注签发人应注意两点:一是只标姓名,不标职务;二是联合行文,必须标明所有联署机关签发人姓名(注:《条例》去掉了原《国家行政机关公文处理办法》中会签人的概念),当然主办机关的签发人应放在第一位。

单一机关或者两个机关联合上行文,签发人编排在发文字号的右侧,与发文字号处在同一行,右空一字,这样显得对称美观。“签发人”用 3 号仿宋体字,签发人姓名用 3 号楷体字标注。三个及三个以上机关联合上行文,签发人标注的方法是“签发人”三字和全角冒号与首行签发人姓名编排在发文机关标志下空二行位置(签发人多,又提前印好红头的,也可编排在发文机关标志下空一行位置,或增加每行签发人的个数),按发文机关顺序编排签发人姓名,每行一般排两个签发人姓名,两个签发人姓名中间空 1 字。回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。为与三个字的人名对齐,两个字的人名中间空 1 字。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行并距红色分隔线 4 mm。

注:签发人标注应该避免出现以下问题: (1) 按照规定,上行文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的,但有些机关却是任何副职都可作为签发人,有的甚至是非领导职务者也作为签发人。(2) 多个机关联合上行文,有的只标注主办机关主要负责人,而不标注其他机关负责人。(3) 有些机关上行的“请示”“报告”应标注签发人的,但没有标注。(4) 签发人的标注不规范:联合行文时,“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行,但有些机关的公文却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行;签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。

(7) 版头中的分隔线

发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

版头中的红色分隔线是印制空白红头文件纸时所必需的。2012 版党政机关公文格式国家标准规定,通过对红色分隔线的高度进行测试比较,发现大于 0.35 mm 且小于 0.5 mm 的红色分隔线是比较美观的,因此红色分隔线的高度推荐使用 0.35 mm~0. 5 mm,具体高度可根据发文机关标志字体字号酌情而定。与标准发布之前的党的机关公文格式相比,去掉了线中间的“★”符号。

3.主体

置于公文首页红色分隔线(不含)以下至公文末页首条分隔线(不含)之间的各要素被称为主体部分,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

(1) 标题

一般用 2 号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

公文标题是对公文主要内容的概括和揭示,其作用在于向阅读者传达公文的基本内容,具有 ‘画龙点睛”的作用,有助于人们对公文的制发机关、内容、性质的了解,便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。如《人力资源社会保障部关于表彰第十一届中华技能大奖和全国技术能手的决定》,发文机关是“人力资源社会保障部”,事由是“表彰第十一届中华技能大奖和全国技术能手”,文种是“决定”。在发文机关与事由之间要加介词“关于”,在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看,公文标题通常是由一个偏正词组构成,以文种名称为中心词,前面加发文机关名称和事由作限制成分。发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。三个和三个以下机关联合发文时,应列出所有发文机关的名称,四个及四个以上机关联合行文时,可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题文字要力求简明扼要,准确概括地表明公文制发的内容,让人们一目了然。例如,国务院要取消 100 多项涉及企业的不合理收费项目。发文时如将这些取消项目的内容全部列为事由,显然不可能也没有必要,概括为“取消部分涉及企业的不合理收费项目”,就显得既明确又简洁。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。在实际工作中,标题中确有除书名号之外的其他的标点符号存在,如顿号、括号、引号、破折号等。使用这些标点符号时应注意以下两点:

①法律、法规、规章名称全称应加书名号。

②如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时,每个机关名称、人名之间应用顿号分开,不使用空格。

许多公文的标题字数较多,往往需要多行排布。这就引出了标准中为什么要有“词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形”的规定。

首先是词意完整。标题回行情况下,。不能把含义完整的词组分割成两行。

如,

“运营服务水平”是一个词意完整的词组,应该改为:

其次是排列对称、长短适宜、间距恰当,标题排列应使用梯形或菱形。一般来说,标题要尽量简短,不要占的行数太多。标题多行时一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。每行标题字数不能过多,如果左右都顶到版心边缘,会显得非常难看。不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

标题一般用 2 号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行 位置,分一行或多行居中排布。标题采用3号字字高的7/8作 为行间距即可,不宜采用2号字字高的7/8,行距过大会使标题显得不美观。

标题所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况,此时可以变通,即将标题上移,不必在红色分隔线之下空二行标注,可以空一行或不空行。需要指出的是,2012 版党政机关公文格式国家标准不可能涵盖公文处理工作中出现的所有问题,在特殊情况下可以在不违背标注规定原则的前提下适当变通。例如,2012 版党政机关公文格式国家标准规定公文首页必须显示正文,这就是原则,任何情况下都不能违反,在不违反这个原则的情况下,就可以变通,如发文机关多、签发人多、标题长、主送机关多等,都可以采取变通的办法。但在变通中还要遵守基本规定,如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定,签发人多但最后一个签发人要与发文字号同处最后一行是基本规定,标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样,在执行 2012 版党政机关公文格式国家标准时就不会出现机械执行而不顾公文实际的做法,因为格式毕竟是为公文的内容服务的,是为公文的办理服务的。

总之,在拟制公文标题的具体操作时要具体情况具体分析,开动脑筋、灵活处理,做到词意完整、对称美观。

注:在公文标题的拟制和标注上避免出现的问题主要有: (1) 冗长哕唆,对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。(2) 公文标题中文种使用错误。转发性文件,文种重复、标题烦琐。(3) 标题与正文不符,标题不能涵盖公文的内容。(4) 公文标题排列形式不够美观,如排成“金字塔形”“沙漏形”等,有的标题在回行时词意不完整。(5) 公文标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”,有的则重复使用介词“关于在”“关于对”等。其中的“关于”和“对”重复,只能用其中的一个,一般情况下,应当将“对”删除。

(2) 主送机关

主送机关指公文的主要受理机关,它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中,使用简称的要规范、准确;使用统称的,包括的地区、部门、单位要齐全,称谓要准确。对于上行文,原则上只能有一个主送机关,以便公文的办理。

不是所有的公文都有主送机关,有些公文可能没有主送机关。如选用公告文种的公文,用于向国内外宜布重要事项或法定事项,一般通过报纸、电视、广播电台、网络向国内外公开发布和传播,所以没有特定的主送机关。

主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次,同类型机关内同级机关之间用顿号分隔,不同类型机关之间使用逗号分隔,最后一个主送机关之后标全角冒号。

一般普发性公文,以市委或市委办名义发文的,主送机关为“各县、区委,市委各部门,市级国家机关各部门党组(党委),各人民团体党组”。以市委、市政府或市委办、市政府办名义联合发文的,主送机关为各县、区委,县、区人民政府,市委和市级国家机关各部门,各人民团体”。

2012 版党政机关公文格式国家标准规定主送机关用 3 号仿宋体字,在标题下空一行之后居左顶格编排,回行仍然顶格。当主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记中,置于抄送机关的上一行,与抄送机关之间不加分隔线。对于没有抬头的文件,如会议纪要、政府令等,其主送机关应标注在版记部分,位于抄送机关之上,其标注方法与抄送机关的标注方法相同。

注:主送机关标注上避免出现的问题主要有: (1) 多头请示。一种形式是有的机关在上行文中同时向上级党委、政府和上级主管部门报送“请示”;另一种形式是有的机关向上级机关报送请示时,虽只标注一个主送机关,但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又不注明分送情况,造成上级机关交叉批示。(2) 随意编造主送机关的简称。按照规定,机关的规范化简称和统称应由上级机关明确,但有的机关发文时却任意编造机关简称,如“XX 省住房和城乡建设厅”正确的简称应为“省住房城乡建设厅”,但却错误地简称为“住建厅”。(3) 标注位置不正确,有的主送机关不顶格编排却空二字,或主送机关较多回行时空二字,有的发文机关在主送机关位置用手书写主送机关等。(4) 主送机关标点符号使用不规范。本来同级同类机关之间使用顿号的,却用逗号;同级不同类机关之间用逗号的,却用分号;主送机关结束之后应用冒号,却不加标点符号。

(3) 正文

正文是公文的主体和核心部分,用来表述公文制发的主要内容。公文首页必须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。2012 版党政机关公文格式国家标准特别提出“公文首页必须显示正文”这一明确要求,主要是为了保证公文的严肃性、真实性,如果首页没有正文,使人一看首页还不知道文件内容是什么,是不太严肃的事情,并且容易产生假冒公文,因此规定公文首页必须显示正文。出现首页显示不了正文的可能情况主要有:

①联合行文。一般单一机关行文,不可能出现将正文挤出首页的情况。但如果联合行文的机关过多,就可能出现把正文挤出首页的情况。发文机关过多时,推荐只使用主办机关标志;也可将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小,直至保证公文首页显示正文为止;除了上述方法外,还可以考虑调整行距、字距等办法解决。标题可用“XXX 等 XX 个部门关于 XXX”。总之,可采取各种灵活变通方法满足首页必须有正文的基本要求。

②主送机关过多。主送机关过多时,也可能出现把正文挤出首页的情况,这种情况下,可采取将主送机关移到版记中的操作方法,编排在抄送机关上一行的方式加以解决。

③签发人过多。联合上报公文的签发人太多时,也可能把正文挤出首页,可采取增加每行签发人编排个数等办法来解决。

公文的正文一般采用 3 号仿宋体字,从主送机关名称的下一行开始,正文每一个自然段之间不空行,每个自然段左空二:字,回行顶格。公文正文结构层次,一般不超过四层,需要强调的是,第一层次“_”后面跟的是顿号,第二层次(一)”后面不能跟标点符号,第三层次“1”后面跟一个小圆点“。”,第四层次“(1)”后面不能跟标点符号。层次序数可以越级使用,如果公文结构层次只有两层,第一层用“一、”,第二层既可用“(一)”,也可以选用“1.”。

当正文中需要引用其他公文时,按照先引标题,后引发文字号的方式进行引用。如“根据《国务院国有资产监督管理委员会关于 XXX X 的通知》(国资发【2012] XX 号)的要求”。

需要强调的是,正文中关于阿拉伯数字、汉字数字、字母词、计量单位的使用需要遵循以下原则:

①阿拉伯数字、汉字数字

目前,公文正文中关于阿拉伯数字、汉字数字的使用应按照国家标准GB/T15835- -2011《出版物上数字用法》中的有关要求执行。在使用数字进行计量和编号的场合,为达到醒目、易于辨识的效果,应采用阿拉伯数字;当数值伴随有计量单位时,如:长度、容积、面积、体积、质量、温度、经纬度、音量、频率等等,特别是当计量单位以字母表达时,应采用阿拉伯数字(如 523 km);已定型的含阿拉伯数字的词语,现代社会生活中出现的事物、现象、事件,其名称的书写形式中包含阿拉伯数字,已经广泛使用而稳定下来,应采用阿拉伯数字(如 G8 峰会、97 号汽油、“5.27”事件等);非公历纪年,千支纪年、农历月日、历史朝代纪年及其他传统上采用汉字形式的非公历纪年等等,应采用汉字数字(如丙寅年十月十五日);数字连用表示的概数、含“几”的概数,应采用汉字数字(如五六十年前);已定型的含汉字数字的词语,汉语中长期使用已经稳定下来的包含汉字数字形式的词语,应采用汉字数字(如一方面、一律、五四运动等);选用阿拉伯数字与汉字数字均可的情况:如果表达计量或编号所需要用到的数字个数不多,选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时,两种形式均可使用,如 17 号楼(十七号楼)、3 倍(三倍)、第 5 个工作日(第五个工作日)等。如果要突出简洁醒目的表达效果,应使用阿拉伯数字;如果要突出庄重典雅的表达效果,应使用汉字数字,如北京时间 2008 年 5 月 12 日 14 时 28 分、十一届全国人大一次会议(不写为“11 届全国人大 1 次会议”)等。在同一场合出现的数字,应遵循“同类别同形式”原则来选择数字的书写形式。如果两数字的表达功能类别相同(比如都是表达年月日时间的数字),或者两数字在上下文中所处的层级相同(比如文章目录中同级标题的编号),应选用相同的形式。反之,如果两数字的表达功能不同,或所处层级不同,可以选用不同的形式。应避免相邻的两个阿拉伯数字造成歧义的情况,如高三 3 个班(不写为“高 33 个班”)。有法律效力的文件、公告文件或财务文件中可同时采用汉字数字和阿拉伯数字,如 2008 年 4 月保险账户结算日利率为万分之一点五七五零(0.015750%)。

②字母词

公文应该依法使用规范汉字,《中华人民共和国国家通用语言文字法》明确规定:“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。”“汉语文出版物中需要使用外国语言文字的,应当用国家通用语言文字做必要的注释。”各级党政机关要按规定办事,制发公文时一般不应使用字母词,如果确实需要使用的,应当在文中首次出现时用括注的形式进行汉语解释,如 GDP(国民生产总值)。对于《现代汉语词典》中收录的以西文字母开头的字母词,已经有了对应汉语译名的,要直接使用其汉语译名。

③计量单位

公文中的计量单位应该使用法定计量单位,如长度单位米、千米等计量单位。

注:正文撰写中避免出现的问题主要有: (1) 每个自然段之间空一行。(2) 正文中结构层次序号越级使用或错用,如采用“1.”“(一)”(1)”。(3) 正文中使用的层次序号过细,有的多达六层甚至七层,如除“一、”“(一)”“1.”“(1)”外,还用“a、b、c”“①、②、③”等。(4) 在序号之后使用的顿号,与公文正文中表述的内容连接在一起,易使人误解。如“一、二十年”等。(5) 层次序号中的标点符号使用不规范,如 ‘1、”等。

(4) 附件说明

附件说明是公文附件的顺序号和名称,也是正文中的一些内容,如图表、名单、规定等,如果将其穿插在公文正文之中,往往会隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便,所以将其从公文的正文中抽出来单独作为公文的附件进行表述,即附件。

公文的附件是正文内容的重要组成部分,与其正文一样具有同等效力。因此,在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”;在公文的正文之下、公文生效标志(即发文机关署名、成文日期和印章)之上须准确标注附件说明,以显示公文的附件与正文不可分割的关系。需要注意的是,凡是正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文,在其生效标志后附的内容不是公文的附件,因此在附件说明处不必标注相关内容,以免重复。

2012 版党政机关公文格式国家标准规定,如果公文有附件,用 3 号仿宋体字在正文下空一行左空二字的位置编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如果公文的附件多于一个,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXX X”),附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。

注:附件说明标注避免出现的问题主要有: (1) 公文中带有附件的但是漏标了附件说明。(2) 附件说明标注不规范,有的公文在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样,在附件说明处不必再标注“附件”字样的,却标注。有的公文在附件说明处标注“附件 3 份”或“附件随后”等字样。(3) 附件说明编排位置不规范,有的未左空二字而顶格编排。(4) 附件顺序号用汉字“一、二、三。…..”来标注。(5) 附件名称后标注标点符号。(6) 文字校长的附件说明回行后顶格编排。

(5) 发文机关署名、成文日期和印章

公文一般以发文机关名义署名,发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称,如议案、命令(令)等文种需要签发人署名的,应该写明签发人职务并加盖签发人签名章。要注意的一点是,发文机关署名应该与公文首页的发文机关标志、标题中发文机关名称保持一致。联合行文时,若发文机关标志并用联合发文机关名称,则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。2012 版党政机关公文格式国家标准统一规定了单一行文、联合行文时一般都须标注发文机关署名,这是一个与 99 版国家标准不同的地方,99 版国家标准规定单一行文和两个机关联合行文时不要求署名,三个以上机关联合行文时要求署名。

根据《条例》规定,成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期是党政机关公文生效的重要标志,是公文的生效时间。成文日期确定的原则是:会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准;经发文机关负责人签发的公文,以签发日期为准;联合行文的公文,以最后签发的机关负责人签发的日期为准。

根据《条例》规定,公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。公文加盖印章是体现公文效力的表现形式,是公文生效的标志,是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文,一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要也不加盖印章。联合上行文,发文机关署名只有主办机关时,可以只加盖主办机关印章。联合下行文时,所有联署行文机关均须署名并加盖和发文机关署名、发文机关标志相符的印章。签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。对于以机关负责人名义制发的公文,需要署签发人的签名章(如议案、命令(令)等)。

①加盖印章的公文

a.单一机关行文

成文日期编排的位置确定方法:横向位置,成文日期的最后一个“日”字距离版心右边缘一般为四字的距离,确保印章两端不超出版心;纵向位置,置于正文(或附件说明)之后若千行,至于到底是多少行要由印章的大小来决定,确保成文日期处于印章中心下边缘位置,同时保证印章顶端距正文(或附件说明)一行之内的距离。发文机关署名标注在成文日期之上,以成文日期为准居中排布。若发文机关全称较长,一般使用规范化简称,若规范化简称也较长,发文机关署名可考虑分两行编排。署名之间是否空字,2012 版党政机关公文格式国家标准未做规定,在日常工作实际操作中,可综合考虑署名的长短和印章的大小来决定是否空字。2012 版党政机关公文格式国家标准对发文机关署名在成文日期之上几行也并没有规定,在实际工作操作中发文机关署名多标注在成文日期上一行。加盖印章后,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内,保证印章的庄重与美观。

与 99 版国家标准相比,2012 版党政机关公文格式国家标准关于印章的加盖方式,不再分下套、中套的加盖方式,统一采用下套方式;印章端正是基本要求,特别是手工加盖印章,务必使印章清晰、不歪斜。居中下压是指印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线应该重合,印章下边缘与成文日期下边缘相切,印章的上边缘距正文(或附件说明)距离应在 1 行之内(即 10 mm 之内)。从这里的规定就可以测试出成文日期到底应该在正文之下空几行。由于机关的印章大小不会变化,所以公文制作人员在反复尝试几次后,就可以确定成文日期空几行了,以后照此操作即可。之所以规定印章上边缘距正文在 1 行之内,是为了防止空白过大,容易被人插人内容,伪造公文。

b.联合行文

联合行文时,成文日期编排格式与单一机关行文一致,各发文机关署名按发文机关标志顺序整齐排列在相应位置,并使印章加盖其上,最后一个印章端正、居中,下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章最多排 3 个,两端不得超出版心,印章和署名的纵向中心线应重合,首排印章顶端应上距正文(或附件说明)一行之内,印章用红色。需要注意的是,联合行文时,应先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应标注全称。签名章一般用红色。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,要使得印章与正文同处一面。

注:印章在使用中要避免出现以下问题: (1) 用印位置随意性大,不居中、不端正、不规范。(2) 两个或两个以上机关用印时,印章出现相交或相切。(3) 多个行政机关联合向下行文时,只使用主办机关的印章。(4) 使用的印章与发文机关标志不一致,如发文机关标志是“XX 总局”,印章却是“XX 总局 X X 司”。(5) 多个机关要署名并加盖印章的,许多机关却只用印不署名。

②不加盖印章的公文

不论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名,第一个发文机关署名都标注在正文(或附件说明)下空一行的位置。联合行文时首先标注的是主办机关署名,其余发文机关署名与主办机关上下对齐,依次向下排列。成文日期标注在发文机关署名的下一行,成文日期首字比发文机关首字右移二字;如果发文机关署名长于成文日期,那么发文机关署名居右空二字编排;如果成文日期比发文机关署名长,成文日期居右空二字编排,发文机关署名适当增加右空字数。

③加盖签发人签名章的公文

特殊情况(如议案、命令(令)等文种)的公文需要由签发人署名的,应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。签发人签名章也属于印章的-种特殊形式。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,相对于签名章上下居中。在签发人签名章下空一行右空四字标注成文日期。联合行文需加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖主办机关签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,相对于签名章上下居中。接下来编排其余机关签发人职务、签名章;签发人职务应标注全称。签名章一般用红色。在签发人签名章下空一行右空四字标注成文日期。

④成文日期中的数字

成文日期在公文中的标注位置有两种方式:一种是会议通过的决议、决定等公文标注在公文标题之下,写全年、月、并用圆括号“()”括起来;二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注,写全年、月、日。标准明确了成文日期中的数字统-使用阿拉伯数字,如:2013 年 3 月 15 日。成文日期一般右空四字编排。

注:成文日期标注要避免出现以下问题: (1) 成文日期距正文的行距过大或过小。(2) 成文日期右侧顶格。(3) 发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称,相互之间错落太大。(4) 把成文日期当作发文日期。例如有一份文件是 2013 年 3 月 15 日签发的,按规定本应将此日期打印在落款下方,而此文却写作“2012 年 3 月 12 日”,把文件打印后的发文日期当作成文日期。(5) 成文日期不齐全。省略“年、月、日”,写作“2010.11.15”。(6) 成文日期编了虚位,如“2013 年 03 月 15 日”。

⑤特殊情况说明

当正文之后所剩’下的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时,一般应当采取调整正文行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下页;如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小一两行字距,挤出能空下印章的空间。这样,使印章与正文务必同处一页,不留任何空白。如果出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况,如多个机关联合下行文,联合行文的机关过多,无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页,也可采取“此页无正文”的方法,即将印章加盖在下一空白页上,并在该空白页第一行顶格标注“(此页无正文)”。

(6) 附注

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项,对公文的发布层次与印发范围、使用时需注意的事项加以说明。印发传达范围一般针对平行文和下行文,如“此件公开发布”“此件发至县团级”等,对发送范围和阅读对象进行限定。请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。附注不是对公文正文内容的解释,对正文的注释或解释一般在公文正文中采用句内括号或句外括号的方式解决,这一点在使用附注时需注意。

如果公文有附注,则应该居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

注:附注标注应该避免出现的问题有: (1) 标注位置不规范,将附注标注在版记上一行。(2) 有的附注的内容没有用圆括号括起来。(3) 几个机关联合上行的请示件标注不规范,本来只标注主办机关联系人即可,却将所有联合发文机关的联系人都标注上去,使附注的内容多而杂乱。

(7) 附件

附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。因此,附件是属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料,对公文正文起说明、解释、补充、参考作用,是公文正文的有机组成部分,与正文具有同等效力。附件主要包括与正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等,这些内容如穿插在公文正文中,往往会隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述,既可以补充完善正文,又可使正文内容简洁连贯。2012 版党政机关公文格式国家标准规定附件应另起一面编排,并编排在版记之前,如果在版记之后编排装订附件,由于版记是公文结束的标志,附件就不能视为公文的组成部分了,是没有法律效力的。附件与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

附件首页首先要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字,“附件”二字及附件序号用 3 号黑体字,附件标题居中编排在版心第三行,附件格式要求同正文。如果有多个附件,后面必须紧跟附件顺序号,顺序号后无需加冒号。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致,以显示附件与正文不可分割的关系。

需要强调的是,批转转发印发类公文,被批转、转发、印发的内容不按附件处理,在公文正文中不加附件说明,直接另面编排,附件中首页也不标注“附件”二字。其他格式方面的要求与正文一致。

注:在附件的使用上避免出现的主要问题有: (1) 将没有作特殊标记的附件装订在版记后,有的附件不齐。(2) 附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致。(3) 将上级机关文件的复制件作附件时,与正文的页码没有连在一起编排。

4.版记

置于公文末页首条分隔线和末条分隔线之间的各要素为版记部分,由抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成。

版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(公文应双面印刷)的最下面位置,这样是为了保证公文的完整性,版记是公文结束的标志。

需要注意的是,如果公文主体之后的空白容不下版记,此时版记要放在另起一页,即使前面完全空白,也要将版记置于文末。公文如有附件,而附件最后一面的空白能够容下版记,此时版记应置于该空白处。

确定版记的位置在实际操作中应注意以下问题:

①版记一定在偶数页上。假设公文内容很短,即使首页可以放下版记内容,由于公文是双面印刷,即便第 2 页除了版记没有任何内容,版记也必须移至第 2 页上。

②公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是 4 的倍数(一般是用 A3 纸印制,骑马装订),此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不会超过 3 面),版记页和空白页都不标页码。

③如果附件是被转发的文件,该文件后面也有版记,这时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记,转发文件还应标识自己的版记。

注:版记标注避免出现的问题主要有: (1) 版记放在公文的附件或被批转(转发、印发)文件的前面,致使主件和附件、被批转文件组成的统一整体被分割。(2) 在被批转文件中,有的主件的版记不仅被错放在被批转文件的前面,而且还继续保留被批转文件的版记。(3) 版记位置被随意提高或降低,遇到文件末页上端空白地方大一些时,就将版记部分提高,甚至提到文件版面的 1/2 处。

(1) 版记中的分隔线

2012 版党政机关公文格式国家标准规定版记中各要素与印发机关和印发日期之间用一条分隔线隔开,一是为了显示版记各要素之间的区别,二是如此设计显得美观。同时也要注意第一个要素之上和最后一个要素之下也有一个分隔线,这条分隔线要比中间的分隔线略粗一些。首条分隔线和末条分隔线推荐高度为 0.35 mm,中间的分隔线推荐高度为 0.25 mm。

(2) 抄送机关

抄送机关指除主送机关以外还需要执行或知晓公文内容的其他机关,可以是上级、平级、下级及不相隶属机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定,不能胡乱抄送,也不能错抄或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。对于不同级别的机关,首先是,上级机关在前,其次为同级机关,再次为下级机关。同级不同类的机关,按照党、政(地方党委政府在前、部门和部局在后)、军、群的顺序排列。人大、政协、法院、检察院应另起一行排列;如文件需抄送各民主党派、工商联的,则应另起一行编排。

抄送机关是版记中的第一个要素,一般情况下,抄送机关之间标点符号使用方法是:同一系统内同级机关之间用顿号分隔,不同系统机关之间用逗号分隔,最后一个抄送机关之后标句号。

需要注意的是,向。上级机关的请示公文,不能同时抄送同级和下级机关。因为请示事项在未得到批复前,还不能有效地执行办理,过早地抄送同级或下级机关,容易造成被动。向下级机关的重要行文,可以抄送直接上级机关,使上级及时了解情况,便于指正。

注:抄送机关标注避免出现的问题主要有: (1) 上行文仍用“抄报”。(2) 将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人。(3) 将向上级的请示性公文“抄送”给直属下级机关。

(3) 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关不是指公文的发文机关,发文机关已有明显的“发文机关标志”,此处的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公室或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门,发文机关就是印发机关。

公文的印发日期不同于公文的成文日期,公文的成文日期即公文的生效时间,标注印发日期是为了准确反映公文的送印时间。一般来说,公文在负责人签发之后,也就是成文日期之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节,因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,有利于公文的办理和工作效率的提高。

翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期,用 4 号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关居左空一字编排,用全称或规范化简称;翻印日期居右空一字编排,年、月、日用阿拉伯数字标全,后加“翻印”二字。

注:印发机关和印发日期标注避免出现的主要问题有: (1) 有些机关设有专门的办公厅(室)或文秘部门,但在标注印发机关时,不是标注该机关的办公厅(室)或文秘部门,而是用发文机关作为印发机关。(2) 把成文日期当做印发日期。(3) 有些机关的公文在版记中缺少印发机关和印发日期,或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字。(4) 有些机关印制的公文,在印发机关栏处还额外标注上打字员、校对员姓名及存档等内容。

5.页码

公文的页码是公文格式的一个重要组成部分,是公文格式的一个不可或缺的要素。《条例》要求公文标注页码,不仅仅是因为页码是公文整体的一部分,同时有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订,甚至有助于公文的防伪,是保证公文有效性和完整性的标志。

页码数字左右两边各空 1 个半角空格,各放一条一字线;一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码右边的“一”居右空一字,双页码左边的“一”居左空一字,这样的安排可以保证从两个方向定位页码的位置。页码数字这样的编排也是为了公文整体的美观和阅读方便。

注:页码标注上应该避免出现的问题主要有: (1) 公文首页忘记标注页码。(2) 页码标注在版心之内。(3) 页码前加“第”同时页码后加“页”字。(4) 附件的页码未连续标注而是单独标注。

八、公文中的横排表格

在日常公文实际操作中,有些公文需要附带一些表格。如果是竖排表格,与一般文字格式一样。如果是横排表格,为了与一般页码位置一致,页码应放在横表的左侧,单页码在表的左下角,双页码在表的左上角。对于横表的表头,单页码表头在订口一侧,双页码表头在切口一侧。这样的编排规定可以保证连续编排的表格可以依次顺序向下看。与公文正文一起装订时,横排表格的页码按正文的编排要求标注。

注:公文如需附 A3 表格,而且是作为公文的最后一页时,为避免表格的脱落,应使表格处于封三之前位置,而不应将表格贴在封四上。此时,A3 表格一般不编排页码。如 A3 表格在公文中间,页码则编暗码。

九、公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等要按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

计量单位、标点符号、数字等是公文拟制过程中经常用到的,国家标准对这些用法的规定与我们日常生活中的一些习惯用法不完全一致。如“千克”是国际通用的法定计量单位,而“公斤”就不是法定计量单位。党政机关公文作为具有特定效力的文书,很多情况下是依法行政的主要依据,若公文中使用计量单位、标点符号、数字不规范,就会使概念界定不清,词义模糊,易产生歧义,有时一个小小的误会会产生极其严重的后果,计量单位、标点符号、数字等的规范化使用,对于提高公文质量,体现公文的权威性和严肃性,具有非常重要的作用。

关于公文中计量单位、标点符号和数字的用法在上文中已经有所阐述,这里不再赘述。

十、公文的特定格式

相对通用格式而言,公文特定格式通常包括信函格式、命令格式、纪要格式,其公文组成要素的标注规则有别于公文的通用格式的要求,但在实际工作中这些特定格式的公文被广泛使用,其作用和效力与通用格式的公文相同,只是表现形式有所不同。

2012 版党政机关公文格式国家标准之所以专门定义这三种特定格式,主要原因是它们在党政机关公文处理工作中应用相对广泛。《条例》中规定的其他文种,如公告、通告、公报等,与一般公文的格式也不完全一样,但公告、通告、公报等公文主要向国内外或社会公开发布重要决定或事项,一般借助于报纸、电视、广播、网络等渠道发布或传播。因此 2012 版党政机关公文格式国家标准并没有对这些格式的特殊之处进行规定。

1.信函格式

信函格式在《条例》中并没有定义。它是一种特定的公文格式,并不是一种文种,与《条例》中定义的“函”的文种有本质区别。长期以来,被各级机关广泛采用。相对于公文的通用格式而言,信函格式相对简单、易操作,多见于通知、批复、函等文种的公文中。

发文机关标志推荐使用红色小标宋体字,大小自定。发文机关名称后不加“文件”二字。联合行文时,只使用主办机关标志。发文机关标志上边缘距离上页边为 30 mm,居中排布,比通用公文格式的发文机关标志往上移动了 42 mm。发文机关标志下 4 mm 处要印一条上粗下细的红色双线。距离下页边 20 mm 处印一条上细下粗的红色双线。线长都是 170 mm,居中排布。第一条红线下面的文字和第二条红线上面的文字距红色 双线的距离为3号字字高7/8。版心尺寸为156 mm X225 mm,相比较常规公文版心位置有所下移。

信函格式公文首页不显示页码,由第 2 页开始标注页码。

2.命令(令)格式

命令(令)适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员,具有权威性和重要性。

命令(令)格式中各要素的编排规则如下: (l)命令发文机关标志的字号大小由发文机关自定。联合发布的命令(令),发文机关名称顺序分行编排,两端对齐,“命令”或“令”字置于所有联署发文机关名称右侧,上下居中编排。

(2) 令号:令号是命令(令)的编号,作用等同于发文字号。一般采用“第 XX 号”的形式,不编虚位。

(3) 标题和正文:命令(令)一般无标题。令号和正文间无红色分隔线,正文的内容一般较为简短。

(4) 签名章:正文下空二行右空四字编排签发人签名章,签名章左空二字编排签发人职务,相对于签名章上下居中。联合发布的命令,签发人职务应写全称。成文日期置于签发人签名章下空一行位置,右空四字编排。

3.纪要格式

《条例》规定,纪要适用于记载会议主要情况和议事事项。在工作实际中,各级党政机关例行会议、专题会议等讨论议定的事项和会议主要情况,可通过会议纪要的形式印发,作为指导机关开展工作的依据。

纪要格式中各要素的编排规则如下:

(l)纪要标志由“XXXX 纪要”组成,不加“文件”二字,纪要发文机关标志的字号大小自定。

(2) 纪要编号作用等同于发文字号,居中编排在发文机关标志下空二行位置,采用“第 XX 号”的形式,不编虚位。

(3) 会议纪要不加盖印章。(4) 不同单位、不同性质的会议多种多样,一种会议纪要格式很难满足全部需求,各级党政机关可根据实际需要,参照 2012 版国家标准的要求制定满足自身实际需求的会议纪要格式。