1. 函的含义与特点

(1) 函的含义

函,即信;公函即公务信件。它是高低级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和接洽工作、询问和答复问题时所应用的文体。函也叫公函、信函,作为党政公文的函是指机关单位使用的函,是常用的公文。

函的特点是不受公文规定的严格限制,如不用正式文件头,也可不编文件号,有时还可不拟标题,因此用起来极为简便。

(2) 函的特点

函的基本特点包括以下几个方面:

①平等沟通性。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准,在双方不是隶属关系的时候,也不能使用请示和批复,只能用函,并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同,也要体现平等性和沟通的特点。

②灵活广泛性。灵活性表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。函对发文机关的资格要求很宽松,高层机关、基层单位;党政机关、社会团体、企事业单位,均可发函。它的运用十分广泛。

③方便简洁性。函一般篇幅小,内容单一,语言简洁,三言两语便可成文。有人给丽冠以“轻骑兵”的誉称。

④单一实用性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述,不重虚重务实。所以,它具有单一实用性。

2. 函与批复辨析

(1) 批复与函的相同点

①二者产生的时间基本相同。“批复”源于古代的“批”。所谓“批”,即是“示”,为裁决是非而示之意。古语有“批示查遵”,就是说下级向上级的行文中,表示请求上级对本文请求之事予以批示,以便下级遵照执行。“函”源于古代的“移书”,其意是国与国之间、各国官员之间和国内各不相隶属的官署之间往来的公文。“批复”和“函”作为公文正式称谓又都始于北洋军阀政府制定公布的《公文程序条例》。

②二者的功能部分相同。上级机关“答复下级机关请示事项”,用“批复”;“不相隶属相关之间商给工作,询问和答复问题;请求批准和答复审批事项”,用“函”。可见,二者在请求批准或请示事项这点上是相同的。

③二者在写作方法上基本相同。“函”分为两种:一是“函”,二是“复函”。批复的写法与上级机关答复下级机关所询问问题的复函写法差不多。

(2) 批复与函的不同点

二者走向不同。批复是专门针对下级请求的答复,因此它是下行文。它反映的是上级机关对下级机关工作上的领导与指导关系。而函是同级机关或者不相隶属机关之间来往的文件,因此,它是平行文。它反映的是平级机关或不相隶属机关之间工作上的相互协商与合作关系。

二者所对应的公文不同。批复是针对请示而来的,没有请示就谈不上有批复。请示是因,批复是果。函分为函和复函两种,先有函,才有复函。没有无函的复函,也不应有没有复函的函。换言之,有函的存在,就应有复函的产生。

3. 函的分类

“函”大体可分为商治函、问答函、批答函三种。

(1) 商洽函

商洽两用于不相隶属机关之间联系、商洽、协调某一问题或某项工作,如洽谈业务,要求协作,请求支援,商调干部,联系参观学习等。这一类既有致函也有复函:致函提出商洽的事宜和要求,复函则给予答复。如,《关于日野 FC164 SA 大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函》是商洽函中的致函。1990 年 6 月 23 日广州市人民政府办公厅《关于要求将广州市经济技术协作办公室驻海口办事处更名的函》,是商治函,是回复对方同时又要求对方回复的函。

(2) 问答函

问答函用于机关间询问政策性和业务性的向题以及其他需要搞清楚的事宜,如了解情况、征求意见、核查问题、催办事宜等。提出询问的是致函,给予解答的为复函。这类函既可以用于不相隶属的机关之间,也可用于有隶属关系的上下级之间。如 1984 年 3 月 13 日教育部电化教育局《关于调查电教教材编制情况及今后设想的函》是询问性的致函,1980 年 7 月 7 日《国务院办公厅关于悬挂因徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》则是复函。

(3) 批答函

批答函用于不相隶属机关间请求批准和答复审批事项。求批及审批也是对应关系。如“XX 行政学院《关于解决住宅生活区配电改造工程资金的函》”是求批的政函,1990 年 11 月 27 日《四川省教委省人事厅关于同意省轻工厅委托四川行政学院举办财会专业成人高等教育专业证书教学班的复函》和(XX 市职称改革工作领导小组办公室关于 XXXX 学院申请教授资格授予权的复丽》则是审批的复函。

4. 函的结构安排

函一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和日期等几部分组成。

(1) 标题

函的标题可以按照公文的一般要求来写。如果是去函,标题中文种只写“函”,如果是复函,则应写明“复函”。一般有两种写法:①发文机关+事由+文种。如《吉林省人民政府关于为第三届中国吉林·东北亚投资贸易博览会外商留购展品关税及增值税提供担保的函》。②事由+文种。如《关于商请派车运送民工的函》《关于成立 XX 贸易公司的函》。

(2) 发文字号

函要有正规的发文字号,其写法与一般公文相同,由“机关代字+年号+顺序号”组成。大机关的函,可以在发文字号中显示“函”字。

(3) 主送机关

如是去函,其主送机关一般只有一个;如是复函,其主送机关就是来函的单位,哪个单位来的函,就写哪个单位。函的主送机关应写全称或规范化简称,一般不写单位或部门领导人。

(4) 正文

这是函的主要部分。用途不同的函,其写法略微有所不同。

若是商治函、询问函与答复函的去函,首先包括事项情况,因此就应把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等写清楚;还包括希望和要求,一般在写希望和要求前都要说原因、讲道理,以便得到对方的支持、理解或回答。

若是复函,因为它是给对方机关答复问题的,因此,应首先在开头写明对方来文(包括函、电)是否收悉。复函开头一般有三种表达形式,①引述来函日期,如“你单位 XXXX 年 X 月 X 日来文收悉”,②引述函件名称,如“你单位《关于……的函》收悉”,③引述发文字号,如“你单位 X 字XX 号文收悉”。

而在使用过程中,常常是三种形式混合使用,如“你单位 xxXx 年 X 月 X 日。.. 的辆》收悉”或“你单位《关于……的函》(X 字 xxxx 号)收悉”。然后对来件询同的问题、商治的工作有针对性地给予明确的答复,以示互相支持或认真负责。如果要回答的问题较多,则可列出条款,分条回答。请求批准函的正文,与请示、批复的正文写法大致相似。

(5) 发文机关和日期

去函的落款需写明发文机关的名称和日期,并加盖公章复函需写明复函机关的名称及日期,并加盖公章。有的函还要写明抄送单位机关名称。

5. 函正文的写作

从公函的授受关系来说,有去函和复函两大类,不同内容和用途的函,其正文写法不同。

(1) 去函

去函(商治函、联系函、请求函、询问函、告知函)的正文,首先要说明发函的理由、根据;询向什么问题,告知哪些情况等,要写得清楚、明白、诚恳,以取得对方的理解和支持。请求函,主要说明请求的理由和请求批准事项等。商洽和请求事项,应当说明本单位的意见。发函理由要充分明确,合乎事理。发函的结尾要写明要求答复,并使用诚恳、谦和的语言和商量、征询的语气。如“请即函复”“特此函告”“诚请大力支持并研复(函复)为盼”“请大力协助并尽快函复是荷”等。

(2) 复函

复函(包括答复函和批准丽)的正文,首先要针对来函表示收悉,如“贵局 XXXX 年 X 月 X 日(关于商治 XXXX 问题的来函》收悉”,这是复函惯用的开头引语;然后,针对来函请求、商洽、询问的有关事项,明确答复或表态。撰写批准函,则重在表态同意某某事,还可以在此基础上,阐述有关意见,提醒对方注意有关事项。函的结尾使用“特此函告”“特此函复”“此复”等惯用语。

正文的语言要得体且有分寸,根据行文对象的不同要采取相应的语气。要注意礼貌用语,但也要注意抛弃不必要的客套、无须讲的道理以及空洞无物的套话。

在正文的末尾通常要写尾语,即结束语。正文结尾处要恰当运用习惯用语。若是去函,如果是告知对方的,可用“特此函告”,如果是要求对方答复的,可用“即请函复”“请研究复函”等;也可以用“请予支持(协助)”,并紧接着写“为感”“为荷”“为盼”等语言。若是复函,如果是答复对方的,其尾语可写“特此函复”“此复”之类的结束语,其后都应加句号。当然,两者都可以不写结尾语。请求批准函的结尾,也可用“请批准”“请予审批”之类结束语,以示对业务主管部门职权的尊重(但“请予指示”则不宜)。

6. 函写作的注意事项

函的写作要注意以下几点:

(1) 要正确区分函与信函式公文内

函与信函式公文是容易混淆的两个概念,必须认真加以辨别。函是法定行政公文种类之一,而信函式公文则是指以信函格式印制的公文。在实际工作中,对于一些普发性的公文如通知、通报、批复、函等,往往使用信函格式印发,即所谓信函式公文。因此,二者属于不同的范畴,不能混为一谈。

要正确使用“请求批准函”

请求批准函是向有关主管部门请求批准,在某种程度上与请示的功能近似,但要注意相互之间的差异,做到正确使用。

(2) 要注意用语的谦和得体

函,应用于平行机关之间相互协商、配合与互通信息。因此,用语要讲究礼节,不使用告诚、命令性的词语,语气应委婉得体。涉外公函或不相隶属机关之间的公函,必要时还要使用尊称与致意性词语。公函是代表机关向外联系工作、商拾事情、请求帮助的。

如果是发函,要开门见山,直接说明主题,把请求对方办理、协作或支援的事直截了当、言简意赅地写出来:如果是复函,要在正文开头援引来函的标题(或有关事项)后,立即明确而简洁地写出答复事项。

(3) 要做到行文郑重,格式规范

函作为正式公文的文种,必须行文郑重。必须具备正式公文的规范格式,使用印有发文机关名称的信。以简要的文字,将需要商治、询问(答复)、申请、知照的事项(问题)明确、具体地交代清楚。

7. 函例文及评析

XX 省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函
海关总署:
今年我省遭受特大干旱,大批农作物枯死,养殖永产品因缺淡水成批死亡。八月三十一日至九月二日又遭受了十六号强热带风暴及特大海潮的袭击。仅 XX、XX、XX 三市就冲毁盐田 7.9 万亩,虾池 22 万亩,冲跑对虾 650 万公斤,损坏渔船 1400 多条 1 果树受灾 140 万亩,农业遗灾面积达 250 多万亩,粮食减产 4 亿多公斤,直接经济损失达 20 多亿元。 灾情发生后,我省各级领导、各有关部门以及全省人民积极行动,全力开展抗究自教。为保护出口货源,帮助企业尽快恢复生产,我省经贸委安排进口铜材 X 万吨,胶合板 XXXX 立方米,木材 X 万立方米,柴油 X 万吨,以发展灾后出口商品生产,确保完成今年出口 XX 亿美元创汇任务。为此,特请海关总署减免我省经贸委统一安排进口的上述救灾物资的海关关税,产品增值税等。
当否,请审批。
XX 省人民政府(印章) XXXX 年 X 月 X 日

【例文评析】

这是一份申请函。申请函系向主管部门请求批准事项使用的。例文是某省人民政府就进口救灾物资要求免税一事给海关总署的函,此函的标题是由发文机关、事由和文种组成的完整性标题。正文分两个部分:一是要求免税的缘由、背景,即为什么要求申请免税;二是需要免税的具体事项。写申请函与写请示有一个相同点,那就是目的句通常在第二部分。