1. 纪要的含义与特点

 (1) 纪要的含义

《条例》规定:纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。纪要产生于会后,根据会议的记录和各种会议材料经过综合整理形成,具有记载重要会议和传达重要会议情况等作用。纪要是一个使用比较广泛的文种。它可上呈,又可下达,也可被批转、转发下级单位遵照执行。

纪要不同于会议记录,纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴,它只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。

 (2) 纪要的特点

①内容的纪实性。纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则,就会失去内容的客观真实性,违反纪实要求。

②表达的要点性。纪要是依据会议情况综合而成的。撰写纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水账。

③称谓的特殊性。纪要一般采用第三人称写法。由于纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

2. 纪要的分类

按照不同的标准,纪要可以划分成不同的类别。它会在在

(1) 按照会议类型划分

按照会议类型划分,则有多少类型的会议,就有多少类型的纪要。具有行政管理和研讨性的会议主要有工作会议和座谈会议两大类,相应地,纪要就可以分为工作会议纪要和座谈会议纪要。

①工作会议纪要。工作会议是指研究中心工作或业务性工作的会议。会议通常较为集中地研究一些重大的理论问题或实际问题,部署中心工作或带全局性的工作。记载、传达工作会议情况和议定事项的纪要叫做工作会议纪要。工作会议纪要按会议的性质,又可细分为专题工作会议纪要和例行工作会议纪要。

②座谈会议纪要。座谈会议是指召集或邀请专家、学者、实际工作者,就某学术问题或实际问题进行讨论、研究、协商,以探讨对策的会议。记载、传达座谈会讨论情况和基本精神的纪要,叫做座谈会议纪要。

 (2) 按照纪要内容性质划分

按照内容性质,纪要可以分为决议性会议纪要,协议性会议纪要和研讨性会议纪要三类。

①决议性会议纪要。决议性会议纪要多为记载和传达政府“会议指出”“会议强调”“会议决定”“会议要求”等惯用话引领段落,以显示纪要的行文层次。议题重大、涉及而广、内容丰富的综述式纪要,则可用小标题概括层旨。

②分项式纪要。分项式纪要是按会议议题列项或划分层次,每一项或每一层次里分别陈述其讨论的意见、形成的决议、提出的任务等。

③发言式纪要。发言式纪要不同于综述式纪要和分项式纪要之处在于它直接表述发言内容,并标明发言人姓名。具体写法有两种,一种按发言先后次序记载发言内容,将每个人的多处发言集中在一起表述;另一种是将会议讨论的内容归纳为几个问题,亦即划分为几个层次,在每一层次里写出各位发言者的发言内容。发言式纪要可以具体地反映会议讨论情况和每个人的意见,常用于座谈会纪要。

3. 纪要的结构安排

纪要通常由标题、开头、文号和制文时间、正文、结尾、落款六部分组成。

 (1) 标题

纪要的标题一般有两种类型。

①会议名称加纪要,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如,(全国 Xx 工会工作会议纪要》,又如,(xX 省工商行政管理局长会议纪要》。会议名称可以写简称,也可以用开会地点作为会议名称。如,《京、津、护、秘、汉五大城市治安座谈会纪要》。

②把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。如,《关于加强纪检工作座谈会纪要》又如,(关于落实省委领导同志批示保护省级文物的会议纪要》。

 (2) 开头

纪要的开头部分要简要介绍会议概况,其中包括,①会议机关、社会团体、企事业单位领导人办公会议,或由政府组织的工作会议讨论情况与议定事项的纪要。这类纪要通常要就工作的开展提出指导意见,或者明确政策界限,带有鲜明的政策性和指导性。有的纪要显未做出明确规定,但就一些政策性同题提出了一些倾向性意见,尽管这些意见尚欠成熟,还要在实践中予以补充、修改和完善,但毕竟要试行或参照执行。

②协议性会议纪要。主要记载双边或多边会议达成的协议情况,以便作为会后各方执行公务和履行职责的依据,对协调各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会。

③研讨性会议纪要。研讨性会议纪要是纪要中使用最多的一类,各种形式的座谈会和学术性会议尤其多用。它侧重于反映涉及重大方针、政策、原则性问题的探讨,其内容或对工作中的具体问题提出研究和讨论的意见,或侧重于汇集、交流情况与经验,有着研究探索的性质,所起的作用是参谋性、参考性和交流性的,本身不具有决定、决议那样的行政权威。但经领导机关批转之后,就具有了指示性的作用。如《长江、珠江三角洲和闽南厦漳泉三角地区座谈会议纪要》,就沿海地区和内地在经济建设上的问题、怎样发展三个三角地区经济的问题提出了重要意见,中共中央、国务院以通知的形式批转了这个纪要,并指出“请认真研究,贯彻执行”。于是这个纪要具有了指示性作用。

 (3) 按照纪要主体结构的特点划分

按照纪要主体结构的特点,纪要可分为综述式、分项式和发言式三类。

①综述式纪要。综述式纪要即把会议反映的情况、研究的问题、议定的事项、提出的任务等内容综合归纳后分别表述。议题单一、意见集中的纪要通常一气呵成,只用“会议认为”召开的形势和背景,指导思想和目的要求:②会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;③会议的主要议题或解决什么问题,对会议的评价。

 (3) 文号和制文时间

文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“﹝﹞”括入,如:﹝2013﹞ 67 号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第 XX 期”“第 XX 次”,写在标题的正下方。纪要的时间可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用阿拉伯数字写明年、月、日,如“2013 年 5 月 16 日”。

 (4) 正文

纪要正文是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。一般由两部分组成,①会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。②会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法,今后工作的意见、措施和要求。

 (5) 结尾

一般写法是提出号召和希望,号召和希望有关人员认真贯彻会议精神,把会议精神努力落实到实际工作中去。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召,要求广大干部认真贯彻执行会议精神,夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题,有的是对会议做出简要评价,结合实际提出希望要求。

(6) 落款

落款包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日,加盖公章。需要注意的是一般纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。

4. 纪要正文的写作

纪要的正文一般可分为三个部分,一是会议概况,二是会议事项,三是结尾。

 (1) 会议概况

会议概况首先要写明会议的议题、宗旨。有时还可写明会议召开的依据,有关背景以及会议的过程和对会议的评价等。

其次要写明会议召集的单位、会议的时间与地点、会议主持人、与会人员等。对决议性会议纪要来说,记录会议组织情况是必不可少的,一是为了说明会议的真实性,并对真实性负责:二是为了表明会议本身的权威性和法律效力。

会议概况的撰写,与会议新闻报道的导语差不多,要写得简明概括,不必写的项目可以省略。

 (2) 会议事项

会议事项是纪要的主体,侧重介绍会议的重要发言和决议。

主体部分作为纪要的中心,通常有两种写祛。

一是概括叙述式。就是把会议的发言、讨论的情况加以综合分析,围绕中心内容,归纳概括成几个部分,分条分段用“一、二、……. 的形式或冠以小标题进行排列,标明层次,然后对各个部分作完整系统的说明和阐述。这种写法的优点是,报写灵活,纲目清晰,层次分明,便于将问题讲深讲透。

二是发言记录式。既可按会议的发言顺序,把握发言要点,将发言者的观点、论据如实记录整理,也可按会议讨论的问题,分别列出小标题,然后在小标题的下面,写出重点发言。这种写法较概括叙述式简便,一般小型会议、专业性会议或座谈会的纪要多采用此种写法。

 (3) 结尾

结尾一般是号召、希望与会人员为实现会议的目的和任务而奋斗。有的纪要结尾则根据会议的内容和纪要的要求,对贯彻落实会议精神的关键问题予以强调,或对会议做出评价,或交代会议的有关事项,或向对会议的召开作出贡献的单位和个人表示感谢,等等。但并不是所有的会议纪要都要写一段结束语,有些会议纪要的主体部分的最后一个问题写完即结束全文。

5. 纪要写作的注意事项

写好一份纪要应从以下几个方面着手:

 (1) 要突出重点

纪要要根据会议的指导思想和目的,突出会议的重点,分清主次,要注意条理性和理论性,不能写成会议记录。在写作形式上,通常采用三种方式,即归纳分类式、综合记述式和发言摘录式。

 (2) 要实事求是

纪要要忠实于会议的实际内容,不能借题发挥,增枝加叶。要注意吸收正确意见,认真分析各种意见,集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见,同时也要注意吸收少数人的正确意见。

 (3) 要做好准备工作

写纪要之前,要认真做好准备工作,特别是要做好会议记录和整理工作,详细占有会议材料,认真分析研究,这样才能写出高质量的纪要。

6. 纪要例文及评析

中国反邪教协会 2002 年年会纪要

2002 年 12 月 25 日- 26 日,“反那教理论与实践一中国反邪教协会 2002 年学术年会”在北京中国科技会堂举行,中国科协副主席、党组副书记、书记处书记徐善行,中央 610 办公室二局局长樊绪银,中国反邪教协会理事长、中国科学院院士庄逢甘等领导,各省、自治区、直辖市反邪教协会的专家、学者以及各大企业反邪教协会的代表,会议特邀的各方面专家、学者约 120 人参加了会议。

年会共收到论文 60 篇。会上,中国反邪教协会、山东省反邪教协会、北京反邪教协会、上海反邪教协会、沈阳反邪教协会、胜利油田反邪教协会、哈尔滨市反邪教协会等单位的 17 位代表作了大会发言。20 多名代表作了分组交流。

本次年会有如下几个明显的特点:

一是会议主题鲜明……

二是代表性更广泛……

三是学术气氛浓厚……

四是理论联系实际……

与会代表一致认为,这次会议是在金党全国人民学习、贯彻党的十六大精神,以“三个代表”重要思想为指导,开拓、创新促进我们各项工作的新形势下召开的一次重要会议。这次学术年会在今年召开的几次学术会的基础上,使反邪教协会的理论研究和工作实践又有了升华,收获较大,达到了预期的目的。

会上,中国反那教协会还颁发了纪念奖牌,对各省、自治区、直辖市科协和各级反邪教协会给予中国反邪教协会开展的“反对邪教保障人权百万公众签名活动”、“反对邪教保障人权民众之声活动”的大力支持,表示衷心感谢。

中国反邪教协会

二 00 二年十二月二十八日

【例文评析】

这是一篇办公会议纪要。这里的办公会议是一种定期的例会,即年会,每年召开一次。因此我们称这个会议的纪要为办公会议纪要。该办公会议纪要的写法体现了办公会议纪要的一般写作要求。该办公会议纪要的标题采用的是会议名称加纪要的形式,并且表明会议的性质是“年会”。该纪要没有标注主送机关。正文的开头部分,亦即前言部分,首先介绍了本次年会召开的依据、开会的时间、地点、参加单位、议程和主要成果,随后用分条分项的方式全面反映会议的主要内容及成果,最后就一年来的有关工作,对于曾给予大力支持与帮助的单位表示了感谢之意。该会议纪要结构清晰、详略得当,语言运用准确到位。这些都体现了办公会议纪要的写作要求。可以说,这是一篇写作较成功的纪要。